Digital Scrum Board richtig einsetzen – so funktioniert“s

Digital Scrum Boards sorgen für transparentes und effizientes Arbeiten: Rolf C. Zipf, Geschäftsführer der rindus GmbH, setzt sie in der Software-Entwicklung ein und erklärt, worauf es dabei ankommt.

Digital Scrum Board richtig einsetzen - so funktioniert"s
Rolf C. Zipf nutzt Digital Scrum Boards bei der Software-Entwicklung

Ob in der IT oder in anderen Branchen: Scrum ist als Methode im agilen Management nicht mehr wegzudenken. Das Digital Scrum Board ist dabei ein wichtiges Tool, um komplexe Projekte sinnvoll zu strukturieren und erfolgreich abzuarbeiten. Rolf C. Zipf ist Geschäftsführer der rindus GmbH und nutzt die „digitalen Pinnwände“, wenn er Software-Projekte mit räumlich verteilten Teams umsetzt. Hier berichtet er von seinen Erfahrungen.

„Scrum“ ist noch ein vergleichsweise neuer methodischer Ansatz im Projektmanagement. Wie kamen Sie damit in Berührung?

Scrum ist schon gar nicht mehr so neu! die Grundzüge wurden vor mehr als 20 Jahren formuliert. Scrum ist eine Vorgehensweise für Projekt- und Produktmanagement, die ursprünglich für Softwareentwicklung formuliert wurde, heute aber auch in vielen anderen Bereichen wie zum Beispiel im Vertrieb eingesetzt wird. Ich selbst kam vor vielen Jahren bei meinem allerersten Softwareprojekt mit dieser Methodik in Kontakt und habe sie gleich schätzen gelernt. Das agile Arbeiten im Allgemeinen und Scrum im Besonderen sind fest in der DNA von rindus verankert.

Sie setzen Scrum für Ihre Software-Projekte ein: Was macht den besonderen Reiz aus?

Scrum basiert einerseits auf dem Prinzip der Transparenz: jeder kennt das Ziel der gemeinsamen Arbeit, jeder kennt die Hindernisse, die sich auf dem Weg ergeben. Und durch die permanente Auseinandersetzung mit Ziel, Standort und Hindernissen gibt es eine ständige Sichtbarkeit über den Fortschritt. Außerdem basiert Scrum auf dem Prinzip der Überprüfung, das heißt, es ist eine strukturierte Form des „Trial and Error“. Und ich bin überzeugt davon, dass nur Handeln Erkenntnis bringt: deshalb glaube ich auch nicht an umfangreiche Lastenhefte, die auf Hunderten von Seiten beschreiben, was eine Software alles leisten soll – noch bevor die erste Zeile Code verfasst wurde. Viel besser ist es, die Anforderungen entlang des Herstellungsprozesses zu schärfen und zu präzisieren.

Sie koordinieren als Scrum Master Teams, die örtlich verteilt, in Deutschland und Spanien, an gemeinsamen IT-Projekten arbeiten. Vor welchen Herausforderungen stehen Sie dabei?

Im Grunde stehen die Teammitglieder in verteilten Teams vor denselben Herausforderungen wie ein Team, das an einem Ort arbeitet: sie müssen sich gegenseitig vertrauen, und sie müssen das gemeinsame Ziel verstanden und verinnerlicht haben. Die besondere Herausforderung besteht darin, dass die Bandbreite der Kommunikation geringer ist als bei Teams, die an einem Ort arbeiten: schließlich gibt es keine gemeinsame Kaffeeküche oder Raucherecke, meist wird auch weniger intensiv kommuniziert, als wenn alle Teammitglieder um einen Tisch versammelt sitzen. Leistungsfähige Videokonferenzsysteme können hier ebenso Abhilfe schaffen wie klare Kommunikationsregeln und Rollenverteilungen.

Welche Rolle spielen Digital Scrum Boards dabei?

Unter einem Digital Scrum Board verstehen wir die Gesamtheit aller technischen und organisatorischen Einrichtungen, mit denen ein räumlich verteiltes Arbeiten nach Scrum ermöglicht wird. Dazu zählen neben den Videokonferenzsystemen auch Systeme, mit denen die übliche Scrum-Zettel-Wand digital abgebildet wird. Dieses „Scrum Task Board“ kann ja nicht aus Papier bestehen, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten müssen. Deshalb setzen wir hier digitale Systeme, zum Beispiel basierend auf JIRA, ein. Wenn unsere Kunden bereits eigene Systeme im Einsatz haben, nehmen wir natürlich auch diese.
Insgesamt gibt es eine Vielzahl an Softwarelösungen, die als Digital Scrum Board eingesetzt werden können: Zum Beispiel scrumdo, scrummy oder auch Trello. Entscheidend ist, dass diese konsequent eingeführt und angewandt werden.

Was bilden Sie mit Digital Scrum Boards ab?

Unser Ziel ist, den gesamten Scrum-Prozess räumlich verteilt abbilden zu können. Mit Digital Scrum Boards – oder „virtual scrum boards“ – bilden wir also alles ab, was ansonsten auf dem „Scrum Task Board“, also der berühmten Zettelwand dargestellt wird: das Backlog und die einzelnen Aufgaben in den einzelnen Stadien, also „To Do“, „Doing“, „Testing“, „Done“, „Blo-cked“…

Welche Software oder Tools setzen Sie dafür ein?

Wir setzen grundsätzlich die Software und Tools ein, die bei unseren Kunden bereits im Einsatz sind. Sofern unsere Kunden bislang ausschließlich das papierbasierte Scrum eingesetzt haben, also noch gar kein Digital Scrum Board im Einsatz haben, vertrauen wir meist auf Lösungen, die auf Atlassian JIRA basieren, weil wir hiermit die besten Erfahrungen gesammelt haben. Letztlich ist aber auch nicht das Tool entscheidend für den Erfolg des Digital Scrum Board, sondern die Gesamtheit aller technischen und organisatorischen Maßnahmen. Es geht vor allem um die Menschen und wie sie es einsetzen. Und unsere Stärke liegt genau darin, dass wir Menschen für gemeinsame Ziele begeistern und Potenziale gemeinsam heben können, um diese Ziele auch zu erreichen.

Scrum lebt von gut organisierten Teams: Wie sieht eine Team-Konstellation bei Ihren IT-Projekten typischer Weise aus?

Es gibt in unseren Teams immer drei Rollen: Product Owner, Scrum Master und Team. Das Team erzeugt dabei das eigentliche Produkt. Ihm gehören Experten zum Beispiel für Backend- oder Frontendtechnologien, für User Experience, Interaction Design, Testing und dergleichen an. Das Team hat das komplette Know-how über Technologien, also über das „Handwerkszeug“. Es organisiert sich selbst und lässt sich von niemandem vorschreiben, wie bestimmte Ergebnisse zu erreichen sind.

…und der Product Owner?

Der Product Owner ist derjenige, der das Ziel beschreibt: er bestimmt, welche Eigenschaften ein Produkt haben soll, und er ist letztlich auch für den wirtschaftlichen Erfolg dieser Eigen-schaften verantwortlich. Er interessiert sich also weniger für Technologie als vielmehr für den geschäftlichen Nutzen, den diese erreichen soll. Der Scrum Master wiederum ist der Anwalt des Scrum-Prozesses. Er muss dafür sorgen, dass der Prozess am Laufen bleibt, dass Hindernisse beseitigt werden, dass die Prozess-Regeln eingehalten werden. Er ist Coach des Teams und als solcher „dienende Führungskraft“.

Was raten Sie Unternehmen, die Digital Scrum Boards einsetzen – besonders bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern?

Das Wichtigste dürfte sein, bei den bestehenden Teammitgliedern in der vorhandenen Softwareorganisation Vertrauen aufzubauen und diese davon zu überzeugen, dass räumlich verteilte Teams und das Prinzip der Digitalen Scrum Boards die beste Antwort auf die Frage sind, wie die besten Techtalente gewonnen werden können. Nur wenn allen Beteiligten klar ist, dass dies das sinnvollste Vorgehen ist, kann es letztlich erfolgreich sein.
Daneben ist es wichtig, die Bereitschaft zu haben, mit den Digital Scrum Boards eine verteilte Organisation aufbauen zu wollen. Stattdessen gibt es oft eine Entscheidung, einfach nur einen weiteren Standort eröffnen zu wollen. Das führt aber nicht weiter, weil dann mögliche Effizienzvorteile nicht genutzt werden können, wenn „Satellitenorganisationen“ erschaffen werden. „Bandbreite“ entsteht nur, wenn die unterschiedlichen physischen Standorte zu einem virtuellen Standort zusammengefasst werden können. Und das bedingt eben auch am Heimatstandort notwendige Veränderungen.

Über den Autor:
Rolf C. Zipf ist Geschäftsführer der rindus GmbH mit Standorten in Hamburg und Málaga/Spanien. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Personalsuche von IT Professionals in Spanien. Im Rahmen von Offshoring- und Outsourcing-Projekten managet rindus die Zusammenarbeit zwischen spanischen Entwickler-Teams und deutschen Auftraggebern.

Die rindus GmbH ist ein spezialisiertes Unternehmen im Bereich der Personalsuche von IT-.Professionals. Die IT-Experten begleiten Unternehmen bei Nearshoring-Projekten, vor allem im Bereich der Softwareentwicklung.

Kontakt
rindus GmbH
Rolf C. Zipf
Hongkongstr. 7
20457 Hamburg
+49-40-22864149
info@publiceffect.de
http://www.rindus.de

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