E-Mail-Archivierung – ab dem 01.01.2017 für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben

E-Mail-Archivierung - ab dem 01.01.2017 für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben
E-Mail Archivierung ist gesetzliche Pflicht für Unternehmen ab Januar 2017 (Bildquelle: © ra2 studio – Fotolia.com)

Bad Oeynhausen, 21.12.2016. Das primeLine Systemhaus aus Bad Oeynhausen bietet Unternehmen eine kostengünstige Lösung zur E-Mail-Archivierung als Service. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen ohne entsprechendes IT-Know-how und IT-Infrastruktur ermöglicht dieser Service eine schnelle Umsetzung der vom Gesetzgeber vorgeschrieben Archivierung der E-Mails nach der GoBD ab Januar 2017.

Die Zeit wird knapp. Mit dem neuen Jahr enden die gesetzlichen Übergangsfristen und alle Unternehmen, welche zum Beispiel Geschäftsbriefe, Angebote und Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen, sind verpflichtet Ihre elektronische Korrespondenz revisionssicher zu archivieren. Und zwar entsprechend den Vorgaben der GoBD, welche die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ beschreibt. Unternehmer, welche diese Anforderungen ab Anfang 2017 nicht umsetzten, müssen bei Prüfungen mit hohen Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen rechnen.

Die wichtigsten Anforderungen an die E-Mail-Archivierung im Überblick

– Alle geschäftlichen E-Mails müssen 10 Jahre lang ohne Ausnahme in elektronischer Form aufbewahrt werden (der Ausdruck in Papierform genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen).
– Alle E-Mails inklusive Kopfdaten und Anhängen müssen revisionssicher archiviert werden. Revisionssicher bedeutet in diesem Fall: auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher.
– Der Unternehmer ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass die IT, welche zur E-Mail-Archivierung genutzt wird, entsprechend ausfallsicher und zum Beispiel gegen Diebstahl gesichert ist. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Funktionalität der E-Mail-Archivierung auch bei Aktualisierung der Hard- oder Software der IT-Systeme erhalten bleibt.

„Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.“ Dieser Satz aus der GoBD bringt es auf den Punkt.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, benötigen betroffene Unternehmen ein entsprechendes E-Mail Archiv-System. Die Ablage der Daten in einem einfachen Dateisystem, zum Beispiel auf einem separaten Storage, erfüllt diese Anforderungen nicht.

Viele Unternehmer werden feststellen, dass Ihr Unternehmen auf die Anforderungen der GoBD nichtvorbereitet ist, und sollten nun zeitnah reagieren.

E-Mail-Archivierung als Service

Speziell für kleine und mittlere Unternehmen bietet das primeLine Systemhaus E-Mail-Archivierung als Service an. Die Service-Lösung hat für Unternehmer gleich mehrere Vorteile, denn diese brauchen sich weder um die technischen Voraussetzungen, die technische Umsetzung oder die vom Gesetzgeber geforderten Rahmenbedingungen kümmern.
Das primeLine Systemhaus richtet die E-Mail-Archivierung ein und kümmert sich anschließend um deren reibungslose Funktion. Die Daten werden im regionalen primeLine Rechenzentrum gespeichert, wo sie zudem zusätzlich gesichert werden. Unternehmen müssen archivierte E-Mails nicht mehr permanent auf Ihrer eigenen IT vorhalten, das spart Speicherplatz und Ressourcen. Der Zugriff auf die archivierten E-Mails erfolgt ganz einfach über den E-Mail Client und bietet zudem eine ausgefeilte Suchfunktion, welche auch E-Mail Anhänge wie zum Beispiel PDF Dateien in Textform durchsuchen kann.

Die Vorteile im Überblick

– gesetzeskonforme Archivierung nach den Anforderungen der GoBD – jetzt und in Zukunft
– günstig in der Implementierung und im Betrieb
– die archivierten E-Mails werden verschlüsselt im primeLine Rechenzentrum in Bad Oeynhausen gespeichert
– mehr Sicherheit durch Schaffung einer weiteren Sicherungsinstanz für Ihre E-Mails
– Steigerung der Mail-Server-Performance durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv
– schnellere Wiederherstellung der Mailserver im Ernstfall dank ausgelagerter Daten
– optimale Integration in Microsoft Outlook mit umfangreicher Suchfunktion

Für Fragen rund um das Thema E-Mail-Archivierung steht Ihnen das primeLine Team gerne zur Verfügung.

Mehr interessante Lösungen und IT-News für Unternehmen sind unter http://www.primeline-systemhaus.de und http://www.primeline-systemhaus.de/de/blog/ zu finden.

Mit maßgeschneiderten IT Lösungen und Dienstleistungen für den SMB und Enterprise Markt bietet die primeLine Systemhaus GmbH & Co. KG aus NRW Ihren Kunden eine ganzheitliche Betreuung, und somit den entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Kernkompetenzen sind Server und Desktop Virtualisierung, Cloud Lösungen, Storage & Backup Lösungen, Netzwerk Planung und Management sowie IT Sicherheit. Als versierter Outsourcing-Partner werden zudem Dienste wie Backup & Disaster Recovery, IT-Monitoring und flexible Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten angeboten. Strategische Partnerschaften mit Herstellen wie VMware, Microsoft, Intel, DataCore, Veeam und weiteren garantieren ein hohes Maß an Kompetenz und Zuverlässigkeit. Gerne überzeugt das primeLine Systemhaus auch Sie von seinen Leistungen – weitere Informationen sind unter www.primeLine-systemhaus.de zu finden.

Firmenkontakt
primeLine Systemhaus GmbH & Co. KG
Marc Dammann
Dornenbreite 18a
32549 Bad Oeynhausen
05731 8694460
05731 8694413
systemhaus@primeline.org
http://www.primeline-systemhaus.de

Pressekontakt
primeLine Solutions GmbH
Marcus Altehenger
Dornenbreite 18a
32549 Bad Oeynhausen
05731 8694312
05731 8694113
marketing@primeline.org
http://www.www.primeline-solutions.de

Schreib einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *